Struktura organizacyjna
ZAŁĄCZNIK do Zarządzenia Nr 46/2016
Wójta Gminy Poronin
z dnia 10 października 2016 r.
Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Poronin
I. Postanowienia ogólne
§ 1. Urząd Gminy w Poroninie zwany dalej Urzędem jest jednostką administracyjną, przy pomocy, której Wójt Gminy jako organ wykonawczy Gminy realizuje zadania:
1.własne Gminy wynikające z ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tj. Dz. U. z 2016 r. poz. 446),
2.zlecone Gminie na mocy obowiązujących przepisów prawnych,
3.określone w odrębnych ustawach.
§ 2. 1. Siedzibą Urzędu Gminy jest Poronin.
2. Urząd jest zakładem pracy w rozumieniu przepisów prawa.
3. Urząd prowadzi gospodarkę finansową jako jednostka budżetowa związana z budżetem Gminy.
4. W planie finansowym Urzędu ujmuje się wszystkie wydatki nie ujęte w planach finansowych innych jednostek, Rady oraz inne wydatki określone w przepisach dotyczących finansów publicznych.
§ 3. Ilekroć w regulaminie jest mowa o:
1)Gminie należy przez to rozumieć Gminę Poronin,
2)Radzie należy przez to rozumieć Radę Gminy Poronin,
3)Wójcie, Zastępcy Wójta, Sekretarzu, Skarbniku należy przez to rozumieć Wójta Gminy Poronin, Zastępcę Wójta Gminy Poronin, Sekretarza Gminy Poronin, Skarbnika Gminy Poronin,
4)Urzędzie, należy przez to rozumieć Urząd Gminy Poronin.
§ 4. Regulamin Organizacyjny Urzędu zwany dalej regulaminem określa:
1.Strukturę organizacyjną Urzędu i schemat organizacyjny (zał. Nr 1)
2.Zasady podziału zadań i kompetencji pomiędzy kierownictwo Urzędu.
3.Kompetencje i zadania realizowane przez referaty i samodzielne stanowiska pracy.
4.Zasady funkcjonowania Urzędu.
5.Zakres upoważnień udzielanych pracownikom do załatwienia spraw.
6.Czas pracy Urzędu.
7.Zasady i tryb postępowania przy opracowywaniu aktów prawnych, ich rejestracji
i organizacji ich wykonania.
8.Zasady kontroli wewnętrznej w Urzędzie.
II. Struktura organizacyjna Urzędu
§ 5. Kierownictwo Urzędu:
1)Wójt Gminy,
2)Zastępca Wójta,
3)Sekretarz Gminy, który jest jednocześnie kierownikiem Referatu Spraw Obywatelskich
i Administracji,
4)Skarbnik Gminy, który jest jednocześnie kierownikiem Referatu Planowania
i Finansów,
5)Kierownik Referatu Gospodarki Przestrzennej, Geodezji i Ochrony Środowiska,
6)Kierownik Gminnego Centrum Informacji i Promocji,
7)Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego,
§ 6. W skład Urzędu wchodzą następujące referaty i samodzielne stanowiska pracy:
1.Referat Planowania i Finansów Fn,
2.Referat Gospodarki Przestrzennej, Geodezji i Ochrony Środowiska GPGiOŚ,
3.Referat Spraw Obywatelskich i Administracji SOiA,
4.Gminne Centrum Informacji i Promocji GCIiP,
4.Urząd Stanu Cywilnego USC,
5.Stanowisko ds. kontroli KO,
6.Stanowisko ds. zamówień publicznych ZP,
1.Pełnomocnik ds. Informacji Niejawnych OI,
2.Pełnomocnik ds. Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych AA,
3.Radca Prawny RP.
§ 7. W uzasadnionych przypadkach w Urzędzie mogą być tworzone inne komórki organizacyjne.
III. Zasady podziału zadań i kompetencji pomiędzy kierownictwo urzędu
Wójt
§ 8. 1. Wójt jest kierownikiem Urzędu i zwierzchnikiem służbowym pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.
2. Wójt kieruje pracą Urzędu przy pomocy Zastępcy Wójta, Sekretarza i Skarbnika.
§ 9. 1. Wszystkie sprawy zastrzeżone ustawami do wyłącznej kompetencji Wójta na każdy okres jego nieobecności przekazuje się Zastępcy Wójta z wyłączeniem wydawania zarządzeń porządkowych, decyzji personalnych i finansowych oraz sprawowania nadzoru nad Dyrektorem Gminnego Ośrodka Kultury.
2. W czasie nieobecności Wójta przekraczającej wymiar pełnego urlopu Zastępca Wójta działa na podstawie pisemnego indywidualnego upoważnienia, którego zakres rozciąga się na wszystkie kompetencje należące do Wójta.
§ 10. 1. Do kompetencji Wójta należy w szczególności:
1)kierowanie Urzędem w rozumieniu kodeksu pracy,
2)kierowanie bieżącymi sprawami Urzędu,
3)reprezentowanie Gminy na zewnątrz i prowadzenie negocjacji w sprawach dotyczących Gminy,
4)wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach indywidualnych, w tym w sprawach
z zakresu administracji publicznej,
5)upoważnianie pracowników Urzędu do podejmowania w jego imieniu decyzji, o których mowa w punkcie 4),
6)podejmowanie decyzji majątkowych dotyczących zwykłego zarządu mieniem Gminy
w obowiązującym trybie,
7)składanie jednoosobowo oświadczeń woli związanych z prowadzeniem bieżącej działalności Gminy (art. 46 Ustawy o samorządzie gminnym),
8)upoważnianie Zastępcy Wójta oraz Sekretarza do prowadzenia określonych spraw Gminy w jego imieniu (art. 33 ust. 4 Ustawy o samorządzie gminnym),
9)udzielanie pełnomocnictw w sprawach należących do jego wyłącznej kompetencji,
10)podejmowanie innych decyzji, podpisywanie pism i dokumentów wychodzących na zewnątrz Urzędu,
11)zatwierdzanie ostatecznie zakresów czynności i odpowiedzialności pracownikom Urzędu,
12)rozstrzyganie sporów kompetencyjnych między komórkami organizacyjnymi Urzędu,
13)ogłaszanie budżetu Gminy,
14)przedkładanie Wojewodzie uchwał Rady Gminy Poronin,
15)sprawowanie funkcji szefa obrony cywilnej Gminy,
16)organizowanie akcji ratowniczych w przypadku klęsk żywiołowych i katastrof,
17)sprawowanie kontroli nad działalnością sołectw, w tym zakresie Wójt ma prawo wglądu w dokumenty sołectwa oraz wstęp do pomieszczeń i budynków należących do sołectwa,
18)sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad działalnością:
-Zastępcy Wójta,
-Sekretarza,
-Skarbnika,
-Kierownika Referatu Gospodarki Przestrzennej, Geodezji i Ochrony Środowiska,
-Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego,
-Pełnomocnika ds. Informacji Niejawnych,
-Pełnomocnika ds. Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych,
-Radcy Prawnego,
2. Bezpośredni nadzór nad działalnością pracowników poszczególnych referatów sprawują kierownicy tych referatów.
Zastępca Wójta
§ 11. Zastępca Wójta:
1)wykonuje zadania powierzone mu przez Wójta,
2)sprawuje bezpośredni nadzór nad działalnością:
-Kierownika Gminnego Centrum Informacji i Promocji,
-Stanowiska ds. zamówień publicznych,
3)w czasie nieobecności Wójta zastępuje go na zasadach określonych w § 9.
Sekretarz Gminy
§ 12. 1. Sekretarz wykonuje w imieniu Wójta funkcję kierownika administracyjnego Urzędu.
2. Sekretarz pełni z urzędu funkcję Kierownika Referatu Spraw Obywatelskich
i Administracji.
3. Wykonuje inne zadania powierzone mu przez Wójta.
4. W czasie nieobecności zastępuje Wójta i Zastępcę Wójta w zakresie spraw bieżących.
§ 13. Sekretarz w szczególności:
1)zapewnia sprawne funkcjonowanie Urzędu oraz organizuje jego pracę,
2)sprawuje nadzór w zakresie spraw organizacyjno-technicznych na wszystkich stanowiskach w porozumieniu z kierownikami referatów,
3)opracowuje projekt regulaminu organizacyjnego Urzędu oraz uaktualnia go w miarę potrzeby,
4)nadzoruje pracę Referatu Spraw Obywatelskich i Administracji,
5)dba o podnoszenie kwalifikacji pracowników,
6)dba o wygląd budynku urzędu i jego otoczenia,
7)planuje koszty funkcjonowania urzędu w dziale administracja i sporządza sprawozdania opisowe z wykonania budżetu w tym zakresie,
8)współpracuje z Radą Gminy Poronin,
9)prowadzi rejestr skarg i wniosków oraz książkę kontroli.
Skarbnik Gminy
§ 14. Skarbnik - główny księgowy budżetu Gminy, pełni z urzędu funkcję kierownika Referatu Planowania i Finansów, a w szczególności:
1)opracowuje projekt rocznego budżetu Gminy i jej jednostek pomocniczych oraz przedkłada go w obowiązującym trybie do uchwalania,
2)nadzoruje realizację budżetu poprzez dokonywanie jego analizy i informowanie na bieżąco Wójta o stopniu jego realizacji,
3)czuwa nad prawidłowym wykonaniem budżetu i w tym zakresie współpracuje
z kierownikami referatów oraz kierownikami gminnych jednostek organizacyjnych,
4)dokonuje kontroli finansowej i w tym celu organizuje obieg dokumentów finansowych
w Urzędzie.
5)opracowuje programy gospodarcze i prognozy finansowe dla Gminy,
6)przekazuje pracownikom oraz kierownikom podległych jednostek wytyczne oraz dane niezbędne do opracowania projektu planu budżetowego,
7)czuwa nad prawidłowym obiegiem informacji i dokumentacji finansowej,
8)realizuje Ustawy o dochodach, finansowaniu gmin oraz o podatkach i opłacie skarbowej,
9)nadzoruje pracę Referatu Planowania i Finansów
10)sprawuje bezpośredni nadzór nad działalnością:
- Stanowiska ds. kontroli
11)wykonuje inne zadania wynikające z obowiązujących przepisów prawnych.
Zastępca Skarbnika
§ 15. Zastępca Skarbnika pełni obowiązki i posiada uprawnienia Skarbnika w przypadkach jego nieobecności oraz wykonuje zadania w zakresie ustalonym przez Wójta i Skarbnika.
VI. Kompetencje i zadania realizowane przez referaty i samodzielne stanowiska pracy.
§ 16. W celu wykonywania swoich zadań poszczególne stanowiska w referatach oraz samodzielne stanowiska pracy wykonują następujące czynności i działania natury ogólnej:
1)przygotowują projekty uchwał Rady oraz zarządzeń Wójta,
2)opracowują projekty planów społeczno-gospodarczych rozwoju Gminy i budżetu Gminy w części dotyczącej zakresu ich działania,
3)opracowują prognozy, analizy, oceny oraz sprawozdania w ramach prowadzonych spraw,
4)zapewniają właściwą i terminową realizację zadań,
5)w zakresie wykonywania zadań współdziałają z innymi komórkami Urzędu oraz
z innymi jednostkami organizacyjnymi i instytucjami,
6)zapewniają obsługę merytoryczną właściwych komisji Rady,
7)rozpatrują i załatwiają interpelacje i wnioski radnych oraz skargi i wnioski obywateli,
8)w sprawach indywidualnych rozpatrują i załatwiają sprawy należące do kompetencji referatu,
9)wykonują na polecenie Wójta oraz kierowników referatów inne zadania w sprawach nie ujętych w zakresach czynności stanowiska pracy.
Referat Planowania i Finansów
§ 18. 1. W podstawowym zakresie działania Referat Planowania i Finansów prowadzi następujące sprawy:
1)opracowuje projekty planów rozwoju i budżetu Gminy,
2)opracowuje układy wykonawcze budżetu,
3)opracowuje projekty zmian budżetu,
4)opracowuje harmonogramy wykonania dochodów i wydatków.
5)bilansuje finansowe potrzeby Gminy dochodami własnymi i zasilającymi,
6)analizuje wykorzystanie środków budżetu oraz wnioskuje w sprawach zmian w budżecie w celu racjonalnego gospodarowania środkami,
7)prowadzi obsługę kasową i finansową urzędu oraz jednostek pomocniczych,
8)prowadzi sprawy funduszy celowych,
9)opracowuje sprawozdania z wykonania planu finansowego,
10)współpracuje z Regionalną Izbą Obrachunkową oraz urzędami skarbowymi w zakresie realizacji zadań finansowych,
11)prowadzi okresową inwentaryzację składników majątkowych na podstawie posiadanych dokumentów,
12)prowadzi ewidencję druków ścisłego zarachowania,
13)opracowuje merytorycznie projekty uchwał w sprawach finansowych Gminy,
14)koordynuje działalność finansową gminnych jednostek organizacyjnych,
15)negocjuje z organami administracji rządowej wysokość środków finansowych na przejmowane lub przekazywane zadania zlecone,
16)prowadzi sprawy płacowe członków organów Gminy i pracowników Urzędu,
17)prowadzi wymiar i pobór zobowiązań pieniężnych w zakresie podatków i opłat oraz prowadzi kontrolę w tym zakresie (egzekucja, ewidencja, stosowanie prawem przewidzianych ulg i zwolnień, kontrola informacji i deklaracji podatkowych),
18)wydaje zaświadczenia o stanie majątkowym,
19)opracowuje merytorycznie projekty uchwał w zakresie podatków i opłat lokalnych,
20)prowadzi zadania z zakresu obsługi klientów w sprawach zwrotu podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego,
21)prowadzi ewidencję środków trwałych.
22)inne wynikające ze szczegółowych zakresów czynności poszczególnych stanowisk.
2. Pracą Referatu Planowania i Finansów kieruje kierownik referatu (z urzędu jest nim Skarbnik), a podczas jego nieobecności zastępca Skarbnika.
3. Szczegółowe zakresy czynności na poszczególnych stanowiskach pracy w Referacie Planowania i Finansów ustala kierownik referatu.
Referat Gospodarki Przestrzennej, Geodezji i Ochrony Środowiska
§ 19. 1. W podstawowym zakresie działania Referat Gospodarki Przestrzennej, Geodezji
i Ochrony Środowiska prowadzi sprawy:
1)planowania i zagospodarowania przestrzennego Gminy,
2)budownictwa indywidualnego,
3)gospodarki komunalnej i infrastruktury technicznej,
4)gospodarki mieszkaniowej,
5)inwestycji gminnych w zakresie budownictwa, komunikacji, telekomunikacji, zaopatrzenia ludności w wodę, energię elektryczną i gaz,
6)gospodarki gruntami komunalnymi,
7)numeracji budynków,
8)podziału, scalania i rozgraniczania nieruchomości,
9)związane z zarządzaniem i utrzymaniem dróg,
10)związane z wydawaniem licencji i zezwoleń wynikających z ustawy o transporcie drogowym,
11)inwestycji gminnych w zakresie ochrony środowiska,
12)związane z gospodarką rolną, hodowlą, zagospodarowaniem terenów rolniczych
i leśnych, gospodarką wodną
13)związane z ochroną środowiska,
14)emerytalno-rentowe rolników,
15)nadzoru i prowadzenia spraw związanych z gospodarką odpadami i utrzymaniem czystości i porządku na terenie gminy,
16)z zakresu łowiectwa,
17)związane z wydaniem decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach zgody dla inwestycji,
18)inne wynikające ze szczegółowych zakresów czynności poszczególnych stanowisk.
2. Pracą Referatu Gospodarki Przestrzennej, Geodezji i Ochrony Środowiska kieruje kierownik referatu, a podczas jego nieobecności zastępca kierownika referatu.
3. Szczegółowe zakresy czynności dla poszczególnych stanowisk pracy w referacie ustala kierownik referatu.
Referat Spraw Obywatelskich i Administracji
§ 20. 1 W podstawowym zakresie działania Referat Spraw Obywatelskich i Administracji prowadzi następujące sprawy:
1)związane z przygotowywaniem oraz obsługą posiedzeń Rady Gminy tj. przygotowanie materiałów, dokumentacja z odbytych posiedzeń, zapewnienie właściwych warunków do przeprowadzenia sesji, spotkań itp.,
2)prowadzenie przez Biuro Rady Gminy rejestru skarg i wniosków podlegających rozpatrzeniu przez Radę Gminy Poronin,
3)współpraca z jednostkami pomocniczymi Gminy,
4)z zakresu pozyskiwania funduszy zewnętrznych, wypełnianie i kompletowanie wniosków, współudział w procesie rozliczania dotacji pozyskanych na realizację zadań gminnych,
5)obsługa sekretariatu Urzędu oraz sprawy kancelaryjne i techniczne związane z obsługą interesantów, prowadzenie rejestru poczty przychodzącej w systemie elektronicznym, potwierdzanie przekazania poczty do wysyłki w systemie elektronicznym,
6)prowadzenie archiwum zakładowego,
7)z zakresu udzielania informacji publicznej,
8)współpraca z jednostkami organizacyjnymi Gminy,
9)organizowanie i przeprowadzanie wyborów i referendów,
10)obsługa Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych,
11)prowadzenie spraw kadrowych i pracowniczych oraz organizacyjnych,
12)z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy,
13)z zakresu prowadzenia ewidencji działalności gospodarczej i wydawania zezwoleń na sprzedaż alkoholu oraz usług hotelarskich,
14)z zakresu prowadzenia ewidencji ludności i prowadzenia spraw obywatelskich, wydawanie dokumentów tożsamości,
15)obsługa aplikacji Źródło,
16)obronne, obrony cywilnej, zarządzania kryzysowego i ochrony przeciwpowodziowej oraz przeciwpożarowej,
17)związane z obsługą Punktu Informacji Niejawnych,
18)związane z obsługą punktu potwierdzającego profil zaufany e-PUAP,
19)obsługa informatyczna Urzędu,
20)eksploatacja samochodu służbowego urzędu, zapewnienie sprawności technicznej pojazdu i gotowości do jazdy, wykonywanie czynności kierowcy,
21)gospodarcze, obsługa techniczna urzędu - zapewnienie sprawnego funkcjonowania urzędu pod względem technicznym, gospodarowanie mieniem urzędu gminy,
22)związane z obsługą doręczeń pocztowych,
23)związane z zapewnieniem bezpieczeństwa dzieciom i młodzieży szkolnej przy przechodzeniu przez ulice,
24)zapewnieniem czystości na terenie Gminy, prowadzenie prac porządkowych
i drobnych robót ziemnych
25)inne wynikające ze szczegółowych zakresów czynności poszczególnych stanowisk.
2.Pracą Referatu Spraw Obywatelskich i Administracji kieruje kierownik referatu (z urzędu jest nim Sekretarz),
3. Szczegółowy zakres obowiązków na poszczególnych stanowiskach pracy ustala kierownik referatu.
Gminne Centrum Informacji i Promocji
§ 21. 1. Gminne Centrum Informacji i Promocji jest referatem urzędu Gminy realizującym zadania własne Gminy w zakresie kultury, sportu, rekreacji i promocji oraz zadania wynikające z umowy z Urzędem Marszałkowskim Województwa Małopolskiego z dnia 5 sierpnia 2009 r. dotyczącej Małopolskiego Systemu Informacji Turystycznej.
2. Gminne Centrum Informacji i Promocji w podstawowym zakresie działania prowadzi sprawy:
1)poszerzonego programu wychowania fizycznego realizowanego w szkołach,
2)dojazdów uczniów szkół Gminy na zajęcia i zawody sportowe,
3)obsługi merytorycznej uczniowskich klubów sportowych oraz klubów i stowarzyszeń sportowych w zakresie finansowania ich działalności przez gminę,
4)przyznawania i rozliczania dotacji dla klubów sportowych i stowarzyszeń posiadających osobowość prawną,
5)finansowania zespołów regionalnych w zakresie zakupów ubiorów, sprzętu, wyjazdów na imprezy oraz prowadzenia zajęć przez instruktorów,
6)przygotowywania i realizacji działań promocyjnych Gminy,
7)udostępniania informacji turystom krajowym i zagranicznym z zakresu gminy, powiatu oraz całej Małopolski,
8)związane z prowadzeniem Rejestru Instytucji Kultury Gminy Poronin,
9)organizowania i współorganizowania z innymi instytucjami gminnymi i poza gminnymi imprez kulturalnych, rekreacyjnych i zawodów sportowych oraz gminnych imprez okolicznościowych,
10)redagowania folderów o walorach turystycznych, przyrodniczych i gospodarczych Gminy;
11)redagowania strony internetowej Gminy, gminnych publikacji prasowych i wydawnictw okolicznościowych,
12)współpracy z organizacjami pozarządowymi i stowarzyszeniami w zakresie kultury, sportu, turystyki i wypoczynku oraz promocji,
13)związane z dofinansowaniem pracodawców zatrudniających młodocianych pracowników,
14)udostępniania informacji z zakresu poradnictwa zawodowego i podnoszenia kwalifikacji,
15) udostępniania kandydatom do szkół stopnia wyższego informacji na temat tych szkół i uczelni,
16)udostępniania sprzętu komputerowego do celów innych niż poszukiwanie pracy: korzystanie z Internetu, drukowanie, skanowanie, obróbka graficzna, wysyłanie wiadomości e-mail przez absolwentów, bezrobotnych, uczniów szkół Gminy, udostępnianie sprzętu komputerowego turystom.
Zasady korzystania z tego sprzętu oraz drukowania lub powielania materiałów określa "Regulamin wewnętrzny GCIiP" opracowany przez kierownika i zatwierdzony przez Wójta.
17) Wydawanie tabliczek kwaterodawcom oraz prowadzenie rejestru tabliczek,
18) inne wynikające ze szczegółowych zakresów czynności poszczególnych stanowisk.
3. Pracą Gminnego centrum Informacji i Promocji kieruje kierownik GCIiP
4. Szczegółowy zakres obowiązków na poszczególnych stanowiskach pracy ustala kierownik GCIiP
Urząd Stanu Cywilnego
§ 22. 1. Urząd Stanu Cywilnego:
1)prowadzenie spraw w zakresie przepisów prawa o aktach stanu cywilnego, kodeksu rodzinnego i opiekuńczego, Ustawy o obywatelstwie polskim, Ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych oraz Ustawy o zmianie imion i nazwisk,
2)rejestracja i migracja aktów stanu cywilnego,
3)wydawanie decyzji wynikających z cytowanych przepisów,
4)współpraca z innymi urzędami stanu cywilnego, kościołami oraz z polskimi placówkami konsularnymi za granicą i konsulatami obcych państw,
5) obsługa aplikacji ŹRÓDŁO,
6) inne wynikające ze szczegółowych zakresów czynności poszczególnych stanowisk
2. Pracą Urzędu Stanu Cywilnego kieruje kierownik USC, a podczas jego nieobecności zastępca kierownika USC.
3. Szczegółowe zakresy czynności dla pracowników Urzędu Stanu Cywilnego ustala kierownik.
Stanowisko ds. zamówień publicznych
§ 23. 1.prowadzi i przygotowuje postępowania o udzielenie zamówień publicznych,
2.przygotowuje umowy w sprawach zamówień publicznych,
3. dokumentuje i prowadzi sprawozdawczość z postępowań o udzielenie zamówień publicznych.
4. inne wynikające ze szczegółowego zakresu czynności.
Stanowisko ds. kontroli
§ 24. 1. zajmuje się kontrolą wewnętrzną Urzędu na zlecenie Wójta, Zastępcy Wójta, Sekretarza i Skarbnika - w zakresie terminowości, efektywności załatwiania spraw administracyjnych prowadzonych przez poszczególne referaty i samodzielne stanowiska pracy,
2. zajmuje się na zlecenie Wójta kontrolą zewnętrzną jednostek organizacyjnych Gminy i gminnych osób prawnych dotyczącą przestrzegania realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywanych wydatków,
3. prowadzi kontrolę wewnętrzną w Urzędzie Gminy na zlecenie Wójta w zakresie przestrzegania procedur kontroli.
Pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych
§ 25. 1. Pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych zapewnia ochronę informacji niejawnych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
2. Pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych podlega służbowo bezpośrednio Wójtowi.
3. W celu wykonywania zadań określonych w ust. 1 tworzy się Kancelarię Tajną, której prowadzeniem zajmuje się kierownik kancelarii.
4. Kierownik kancelarii tajnej podlega służbowo bezpośrednio pełnomocnikowi ds. ochrony informacji niejawnych.
Pełnomocnik ds. Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych
§ 26. 1. W celu realizacji gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych Wójt powołuje Pełnomocnika ds. Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych.
2. Pełnomocnik ds. Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w szczególności:
1)opracowuje projekt gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych i przedstawia go Wójtowi,
2)realizuje gminny program profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych uchwalony przez Radę Gminy Poronin,
3)działanie na rzecz zmniejszenia zasięgu zjawisk patologii związanych z alkoholizmem,
4)współpracuje z gminną komisją rozwiązywania problemów alkoholowych,
5)współpracuje z instytucjami działającymi w zakresie rozwiązywania problemów patologii społecznych.
3. Podlega bezpośrednio Wójtowi.
Radca Prawny
§ 27. 1. Radca Prawny prowadzi kompleksową obsługę prawną Urzędu oraz gminnych jednostek organizacyjnych na postawie zawartej umowy.
2. Uprawnienia i obowiązki radcy prawnego w zakresie obsługi prawnej określa Ustawa z dnia 06 lipca 1982 r. o radcach prawnych (t.j.: Dz. U. z 2016 r., poz. 233 z późn. zm.).
3. Radca Prawny w szczególności:
a)opiniuje projekty uchwał Rady i zarządzeń Wójta, oraz opiniuje inne decyzje i umowy,
b)opiniuje indywidualne sprawy pozostające w kompetencji Urzędu,
c)wykonuje zastępstwa sądowe na podstawie indywidualnych pełnomocnictw,
d)wykonuje inne zadania zlecone przez Wójta.
V. Zasady funkcjonowania Urzędu
§ 28. 1. Kierownicy referatów:
-odpowiedzialni są przed wójtem za sprawne i zgodne z prawem funkcjonowanie referatów,
-dokonują podziału zadań na poszczególne stanowiska pracy,
-pełnią nadzór nad wypełnianiem obowiązków służbowych przez podległych pracowników,
-odpowiedzialni są za zgodność z prawem opracowywanych decyzji, postanowień itp.,
-przygotowują projekty uchwał na posiedzenia Rady Gminy i jej organów, oraz przygotowują projekty zarządzeń Wójta,
2. W przypadkach, gdy kierownicy referatu nie mogą pełnić swych obowiązków z powodu urlopu, choroby lub innych przyczyn, zastępują ich wyznaczeni przez nich pracownicy.
3. Wszyscy pracownicy urzędu są odpowiedzialni przed wójtem i kierownikiem referatu za prawidłowe wykonywanie zadań określonych dla poszczególnych stanowisk, a w szczególności za:
-właściwe przyjmowanie i załatwianie interesantów,
-terminowe załatwianie spraw,
-dokładną znajomość przepisów prawnych w zakresie obowiązującym na danym stanowisku pracy.
4. Sekretarz, Skarbnik, kierownicy referatów oraz kierownicy gminnych jednostek organizacyjnych uczestniczą w cotygodniowych odprawach organizowanych przez Wójta i Zastępcę Wójta. Natomiast wszyscy pracownicy Urzędu uczestniczą w comiesięcznych spotkaniach organizowanych przez Sekretarza.
§ 29. Zasady i tryb postępowania ze sprawami wniesionymi do Urzędu regulują kodeks postępowania administracyjnego, instrukcja kancelaryjna oraz przepisy szczególne dotyczące prowadzenia określonych spraw na poszczególnych stanowiskach.
VI. Zakres upoważnień udzielonych pracownikom do załatwiania spraw
§ 30. 1. Wójt podpisuje:
1)okólniki, decyzje, zarządzenia,
2)pisma, informacje, sprawozdania i wnioski o charakterze problemowym i społeczno-gospodarczym, kierowane do:
a)organów administracji rządowej,
b)organów samorządu terytorialnego,
c)organów sądowych,
d)organów egzekucyjnych,
e)organów odwoławczych,
f)organizacji, stowarzyszeń i związków zawodowych,
g)jednostek pomocniczych i organizacyjnych Gminy.
3)odpowiedzi na wnioski i interpelacje posłów, senatorów, radnych, sołtysów,
4)odpowiedzi na skargi i wnioski mieszkańców i instytucji,
5)wnioski o nadanie odznaczeń państwowych i resortowych,
6)odpowiedzi i wyjaśnienia dla organów nadzoru nad samorządem gminnym,
7)pisma zastrzeżone do podpisu Wójta odrębnymi przepisami lub mające ze względu na swój charakter specjalne znaczenie,
8)akty powołania, mianowania, umowy o pracę i inne dokumenty związane ze stosunkiem pracy pracowników samorządowych i kierowników jednostek organizacyjnych Gminy.
2. Zastępca Wójta podpisuje pisma w zakresie wykonywanych zadań i obowiązków służbowych, a także:
1)pisma, decyzje i zarządzenia wymienione w ust. 1 w przypadku nieobecności Wójta,
2)pisma, decyzje i zarządzenia w ramach oraz na podstawie upoważnienia wydanego w trybie art. 39 ust. 2 Ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym.
3. Sekretarz podpisuje pisma w zakresie wykonywanych zadań i obowiązków służbowych, a także:
1)pisma i decyzje wymienione w ust. 1 z wyłączeniem zarządzeń i projektów uchwał Rady Gminy w przypadku nieobecności Wójta i Zastępcy Wójta,
2)pisma i decyzje w ramach oraz na podstawie upoważnienia wydanego w trybie art. 39 ust. 2 Ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym.
4. Pracownicy Urzędu podpisują pisma w ramach i na podstawie upoważnienia wydanego przez Wójta w trybie art. 39 ust. 2 Ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym.
§ 31. Wzór upoważnienia, o którym mowa w § 30 ust. 4 określono w załączniku Nr 2.
§ 32. Zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych przy załatwianiu spraw określa instrukcja kancelaryjna dla urzędów gmin.
VII. Organizacja przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków.
§ 33. 1. Skargi i wnioski kierowane do Wójta, Zastępcy Wójta podlegają natychmiastowej rejestracji w księdze skarg i wniosków, prowadzonej przez Sekretarza.
2. Tryb rejestracji określony w ust. 1 ma też zastosowanie do skarg i wniosków, które bezpośrednio wpłynęły do pracowników, przyjętych ustnie do protokołu oraz nadesłanych przez redakcje, agencje prasowe i media.
3. Skargi i wnioski podlegające rozpatrzeniu przez Radę Gminy Poronin podlegają natychmiastowej rejestracji w księdze skarg i wniosków, prowadzonej przez Biuro Rady Gminy
§ 34. Skargi i wnioski rozpatrują merytorycznie właściwe referaty i samodzielne stanowiska pracy, które przygotowują odpowiedź zawierającą wyczerpujące wyjaśnienia wszystkich istotnych okoliczności sprawy, ustosunkowując się do wszystkich zarzutów oraz zawiadamiają o podjętych działaniach. Treść odpowiedzi winna zawierać akcenty uprzejmości i być zredagowana w sposób zrozumiały dla adresata.
VIII. Czas pracy urzędu
§ 35. 1. Czas pracy urzędu:
-w poniedziałek w godz. 730 - 1630,
-od wtorku do piątku w godz. 730 - 1515.
2. Urząd Gminy przyjmuje interesantów:
-w poniedziałek w godz. 800 - 1600,
-od wtorku do piątku w godz. 800 - 1430,
-środa dzień wewnętrzny.
3. Wójt przyjmuje w ramach skarg i wniosków:
-w poniedziałek w godz. 9.00 - 16.30
-w pozostałe dni w godzinach przyjęć interesantów.
4. Przewodniczący Rady Gminy Poronin przyjmuje w ramach skarg i wniosków:
-w poniedziałek w godz. 13.00 - 15.00
5. Zastępca Wójta, Sekretarz, Skarbnik oraz kierownicy referatów przyjmują w sprawach skarg i wniosków każdego dnia w godzinach przyjęć interesantów.
6. Ze względu na usługowy charakter pracy Gminnego Centrum Informacji i Promocji oraz sezonowość działań - czas pracy w centrum ustala Wójt w drodze odrębnego zarządzenia.
IX. Zasady i tryb postępowania przy opracowywaniu aktów prawnych, ich rejestracja i organizacja ich wykonania
§ 36. Projektami aktów prawnych w rozumieniu regulaminu są projekty:
1)uchwał Rady Gminy Poronin,
2)zarządzeń i postanowień Wójta.
§ 37. 1. Projekty aktów prawnych, o których mowa w § 1 opracowują właściwe merytorycznie stanowiska pracy Urzędu.
2. Merytoryczne stanowiska są odpowiedzialne za terminowość przygotowania projektów aktów prawnych.
3. Stanowiska pracy opracowujące projekt aktu prawnego zobowiązane są do jego uzgodnienia pod względem merytorycznym z:
1)właściwymi Komisjami Rady, jeśli to wynika z obowiązujących przepisów lub charakteru aktu prawnego,
2)z zainteresowanym referatem, samodzielnymi stanowiskami pracy i jednostkami organizacyjnymi Urzędu, a zwłaszcza:
a)z Referatem Planowania i Finansów, jeżeli dotyczy budżetu, albo ma spowodować skutki gospodarcze lub finansowe,
b)samodzielnymi stanowiskami pracy, jeżeli zawiera w stosunku do nich zadania, polecenia lub zobowiązania.
4. Uzgodnienia, o których mowa w ust. 2 powinny być potwierdzone parafami przewodniczących komisji lub pracownika na projekcie, a wszelkie zastrzeżenia i uwagi nanoszone w formie pisemnej.
5. Jeżeli przepisy szczególne tak stanowią, projekt aktu prawnego przedstawia się do konsultacji przy zastosowaniu obowiązujących w tym zakresie przepisów prawnych.
6. Uzgodniony w trybie ust. 2 i 3 projekt aktu prawnego osoba merytorycznie odpowiedzialna przedkłada radcy prawnemu celem zaopiniowania pod względem prawnym i redakcyjnym. Radca potwierdza poprawność prawną i redakcyjną aktu prawnego podpisem złożonym na projekcie aktu lub w pisemnej opinii.
7. Ostateczne projekty akceptuje Wójt i przedkłada Przewodniczącemu Rady Gminy.
§ 38. 1. Projekt aktu prawnego powinien zawierać następujące elementy:
a)nazwę organu stanowiącego,
b)systematyczne określenie przedmiotu regulacji ("w sprawie .............."),
c)podstawę prawną uzasadniającą podjęcie aktu,
d)merytoryczną regulację sprawy będącej przedmiotem aktu,
e)określenie organów odpowiedzialnych za wykonanie aktu,
f)ustalenie jednostki sprawującej nadzór nad wykonaniem aktu,
g)termin wejścia w życie aktu - jeżeli nie wynika to z przepisów prawa,
h)rozstrzygnięcie dotyczące ogłoszenia aktu (formy jego popularyzacji) - jeżeli nie wynika to z przepisów prawa,
i)przepisy przejściowe i końcowe.
2. Do projektów uchwał Rady winno być dołączone, sporządzone przez stanowisko merytoryczne, pisemne uzasadnienie zawierające:
a)umotywowanie potrzeby podjęcia uchwały,
b)cele, jakie zamierza się osiągnąć poprzez wydanie aktu prawnego,
c)określenie konsekwencji (społecznych, organizacyjnych, prawnych) jakie spowoduje akt prawny,
d)ewentualne wyniki konsultacji społecznych.
§ 39. 1. Projekty aktów prawnych powinny być pisane w sposób zwięzły, językiem poprawnym, powszechnie zrozumiałym wykluczającym niejasność i dowolność interpretacji.
2. Należy unikać skrótów wyrazów i zwrotów językowych nie będących w powszechnym użyciu, wyrazów wieloznacznych oraz obcojęzycznych. Tekst projektu winien być opracowany ze szczególną starannością. Jeżeli jest to niezbędne, do projektu aktu powinny być wprowadzone definicje.
3. Przy formułowaniu aktu prawnego, w celu nadania mu przejrzystości należy stosować kolejność podziału tekstu na:
1)rozdziały oznaczone cyframi rzymskimi,
2)paragrafy oznaczone cyframi arabskimi,
3)ustępy również oznaczone cyframi arabskimi,
4)punkty oznaczone cyframi arabskimi i nawiasem z prawej strony,
5)litery oznaczone małymi literami alfabetu i nawiasem z prawej strony.
4. Zbiorcze wykazy i zestawienia, wzory formularzy, statuty, schematy i inne dane nie dające się umieścić w treści aktu należy sporządzić w formie załączników do aktu.
§ 40. 1. Uchwały Rady Gminy rejestruje i prowadzi ich zbiór Biuro Rady Gminy.
2. Wydane przez Wójta akty prawne są rejestrowane przez Referat Spraw Obywatelskich
i Administracji.
§ 41. 1. Projektodawca aktu prawnego winien po jego wejściu w życie przystąpić niezwłocznie do jego realizacji. Obowiązek ten spoczywa również na jednostkach organizacyjnych Urzędu, dla których wynikają z aktu prawnego zadania do wykonania.
2. Biuro Rady Gminy po podjęciu uchwały Rady przesyła ją do Wojewody Małopolskiego
w ustawowym terminie 7 dni.
3. Akty prawne mające charakter prawa miejscowego oraz zarządzenia porządkowe Wójta są ogłaszane w Dzienniku Urzędowym Województwa Małopolskiego oraz rozplakatowywane na tablicach ogłoszeń w Urzędzie Gminy oraz na terenie sołectw w sposób zwyczajowo przyjęty.
4. Wszelkie informacje określone w Ustawie z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (tj. Dz.U. z 2015 poz. 2058 z późn. zm.) podlegają publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej.
X. Zasady kontroli wewnętrznej w urzędzie.
§ 42. Do przeprowadzania kontroli upoważnieni są:
-Komisja Rewizyjna Rady Gminy we wszystkich sprawach zleconych przez Radę Gminy oraz na podstawie planu pracy,
-Wójt, Zastępca Wójta, Sekretarz, Skarbnik w sprawach funkcjonowania urzędu,
-Wójt Gminy w sprawach związanych z działalnością gminnych jednostek organizacyjnych oraz pracowników na stanowiskach kierowniczych,
-kierownicy referatów w stosunku do swoich podwładnych.
§ 43. Kontrola wewnętrzna obejmuje czynności polegające na:
1)ustaleniu stanu faktycznego,
2)badaniu zgodności podejmowanych rozstrzygnięć z aktami normatywnymi,
3)ustaleniu przyczyn i skutków stwierdzonych nieprawidłowości jak również osób za nie odpowiedzialnych,
4)wskazaniu sposobu i środków umożliwiających usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień w zaleceniach pokontrolnych.
§ 44. 1. Kontrole przeprowadzane są w oparciu o harmonogramy kontroli bądź na zlecenie
w sposób wyrywkowy.
2. Kontrolujący przed rozpoczęciem kontroli uprzedza kontrolowanego o dacie, terminie kontroli ustnie lub pisemnie, najpóźniej dwa dni przed kontrolą.
3. Wójt zapewnia kontrolującym warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli oraz zapewnia oddzielne pomieszczenie i wyposażenie służące do przechowywania materiałów kontrolnych.
4. Kontrolowany przedstawia żądane dokumenty przedmiotu kontroli, zapewnia terminowe udzielanie wyjaśnień.
5. Kontrolę przeprowadza się w dniach i godzinach pracy obowiązujących w Urzędzie.
6. Z kontroli kontrolujący jest zobowiązany sporządzić protokół wskazując w nim prawidłowości jak i nieprawidłowości. Protokół winien być zakończony ustaleniami.
§ 45. 1. Kontrolujący zobowiązany jest powiadomić o wynikach kontroli ten organ lub osobę, której kontrolujący i kontrolowany podlega.
2. Na żądanie osoby przeprowadzającej kontrolę wewnętrzną pracownicy jednostki kontrolowanej zobowiązani są do udzielenia wszelkich wyjaśnień ustnych i pisemnych
w sprawach przedmiotu kontroli.
3. Pracownik kontrolowany jest zobowiązany do złożenia pisemnych wyjaśnień, do zawartych w protokole ustaleń, w terminie 7 dni od daty otrzymania protokołu pokontrolnego.
4. Dokumentacja kontroli jest rejestrowana i przechowywana w Referacie Spraw Obywatelskich i Administracji.
XI. Postanowienia końcowe
§ 46. Niniejszy regulamin wchodzi w życie z dniem określonym w Zarządzeniu Wójta Gminy Poronin.