Gmina Poronin - strefa mieszkańca

ZMIEŃ STREFĘ | MIESZKANIEC
BIP E-puap E-urząd E-SPDP Portal Mapowy

Struktura organizacyjna

Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Poronin

Postanowienia ogólne
§1

Urząd Gminy w Poroninie zwany dalej Urzędem jest jednostką administracyjną, przy pomocy, której Wójt Gminy, jako organ wykonawczy Gminy, realizuje zadania:

  • własne Gminy wynikające z ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2021 r., poz. 1372 ze zm.),
  • zlecone Gminie na mocy obowiązujących przepisów prawnych,
  • określone w odrębnych ustawach.

 §2

  1. Siedzibą Urzędu Gminy jest Poronin.
  2. Urząd jest zakładem pracy w rozumieniu przepisów prawa.
  3. Urząd prowadzi gospodarkę finansową jako jednostka budżetowa związana z budżetem Gminy.
  4. W planie finansowym Urzędu ujmuje się wszystkie wydatki nieujęte w planach finansowych innych jednostek, Rady Gminy oraz inne wydatki określone w przepisach dotyczących finansów publicznych.

§3

  Ilekroć w regulaminie jest mowa o:

  • Gminie, należy przez to rozumieć Gminę Poronin,
  • Radzie, należy przez to rozumieć Radę Gminy Poronin,
  • Wójcie, Zastępcy Wójta, Sekretarzu, Skarbniku należy przez to rozumieć Wójta Gminy Poronin, Zastępcę Wójta Gminy Poronin, Sekretarza Gminy Poronin, Skarbnika Gminy Poronin,
  • Urzędzie, należy przez to rozumieć Urząd Gminy Poronin.

§4

 Regulamin Organizacyjny Urzędu, zwany dalej regulaminem, określa:

  • strukturę organizacyjną Urzędu i schemat organizacyjny (Zał. Nr 1),
  • zasady podziału zadań i kompetencji pomiędzy kierownictwo Urzędu,
  • kompetencje i zadania realizowane przez referaty i samodzielne stanowiska pracy,
  • zasady funkcjonowania Urzędu,
  • zakres upoważnień udzielanych pracownikom do załatwienia spraw,
  • organizację przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków,
  • czas pracy Urzędu,
  • zasady i tryb postępowania przy opracowywaniu aktów prawnych, ich rejestracji i organizacji ich wykonania,
  • zasady kontroli wewnętrznej w Urzędzie.

 

Struktura organizacyjna Urzędu
§5

Kierownictwo Urzędu:

  • Wójt Gminy,
  • Zastępca Wójta,
  • Sekretarz Gminy, który jest jednocześnie kierownikiem Referatu Spraw Obywatelskich i Administracji,
  • Skarbnik Gminy, który jest jednocześnie kierownikiem Referatu Planowania i Finansów,
  • Główny Księgowy Urzędu,
  • Kierownik Referatu Gospodarki Przestrzennej, Geodezji i Ochrony Środowiska,
  • Kierownik Referatu Promocji, Sportu i Turystyki,
  • Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego,
  • Komendant Straży Gminnej.

§6

W skład Urzędu wchodzą następujące referaty i samodzielne stanowiska pracy:

  • Referat Planowania i Finansów Fn,
  • Referat Gospodarki Przestrzennej, Geodezji i Ochrony Środowiska GPGiOŚ,
  • Referat Spraw Obywatelskich i Administracji SOiA,
  • Referat Promocji, Sportu i Turystyki PSiT,
  • Straż Gminna w Poroninie SG,
  • Urząd Stanu Cywilnego USC,
  • Stanowisko ds. kontroli KO,
  • Stanowisko ds. zamówień publicznych ZP,
  • Pełnomocnik ds. Informacji Niejawnych OI,
  • Pełnomocnik ds. Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych AA,
  • Radca Prawny RP,
  • Inspektor Ochrony Danych Osobowych

 §7

 W uzasadnionych przypadkach w Urzędzie mogą być tworzone inne komórki organizacyjne.

 

 Zasady podziału zadań i kompetencji pomiędzy kierownictwo urzędu
Wójt
§8

  1. Wójt jest kierownikiem Urzędu i zwierzchnikiem służbowym pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.
  2. Wójt kieruje pracą Urzędu przy pomocy Zastępcy Wójta, Sekretarza i Skarbnika.

 §9

  1. Wszystkie sprawy zastrzeżone ustawami do wyłącznej kompetencji Wójta na każdy okres jego nieobecności przekazuje się Zastępcy Wójta z wyłączeniem wydawania zarządzeń porządkowych, decyzji personalnych i finansowych.
  2. W czasie nieobecności Wójta przekraczającej wymiar pełnego urlopu Zastępca Wójta działa na podstawie pisemnego indywidualnego upoważnienia, którego zakres rozciąga się na wszystkie kompetencje należące do Wójta.

 §10

  1. Do kompetencji Wójta należy w szczególności:
    • kierowanie Urzędem w rozumieniu kodeksu pracy,
    • kierowanie bieżącymi sprawami Urzędu,
    • reprezentowanie Gminy na zewnątrz i prowadzenie negocjacji w sprawach dotyczących Gminy,
    • przedkładanie Radzie Gminy projektów uchwał, w tym projektu budżetu oraz składanie sprawozdań,
    • ogłaszanie uchwały budżetowej i sprawozdania z jej wykonania,
    • przedstawianie raportu o stanie gminy,
    • przedstawianie raportu o stanie oświaty,
    • wykonywanie budżetu,
    • przedkładanie Wojewodzie uchwał Rady,
    • przedkładanie Regionalnej Izbie Obrachunkowej projektu budżetu, uchwał budżetowych, uchwał w sprawie absolutorium dla Wójta oraz zarządzeń Wójta objętych nadzorem Izby,
    • wykonywanie zadań z zakresu administracji rządowej i powierzonych Gminie,
    • wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach indywidualnych, w tym w sprawach z zakresu administracji publicznej,
    • upoważnianie pracowników Urzędu do podejmowania w jego imieniu decyzji, o których mowa w punkcie 12.),
    • gospodarowanie mieniem komunalnym i podejmowanie decyzji majątkowych dotyczących zwykłego zarządu mieniem Gminy w obowiązującym trybie,
    • składanie jednoosobowo oświadczeń woli związanych z prowadzeniem bieżącej działalności Gminy (art. 46 ustawy o samorządzie gminnym),
    • upoważnianie Zastępcy Wójta oraz Sekretarza do prowadzenia określonych spraw Gminy w jego imieniu (art. 33 ust. 4 ustawy o samorządzie gminnym),
    • udzielanie pełnomocnictw w sprawach należących do jego wyłącznej kompetencji,
    • podejmowanie innych decyzji, podpisywanie pism i dokumentów wychodzących na zewnątrz Urzędu,
    • zatwierdzanie ostatecznie zakresów czynności i odpowiedzialności pracownikom Urzędu,
    • rozstrzyganie sporów kompetencyjnych między komórkami organizacyjnymi Urzędu,
    • sprawowanie funkcji szefa obrony cywilnej Gminy,
    • prowadzenie spraw z zakresu zarządzania kryzysowego, ochrony przeciwpowodziowej i przeciwpożarowej na terenie Gminy,
    • sprawowanie kontroli nad działalnością sołectw,
    • wykonywanie innych zadań zastrzeżonych dla Wójta przez przepisy prawa,
    • sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad działalnością:
      1. Skarbnika,
      2. Zastępcy Wójta,
      3. Sekretarza,
      4. Kierownika Referatu Gospodarki Przestrzennej, Geodezji i Ochrony Środowiska,
      5. Kierownika Referatu Promocji, Sportu i Turystyki,
      6. Komendanta Straży Gminnej w Poroninie,
      7. Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego,
      8. Pełnomocnika ds. Informacji Niejawnych,
      9. Pełnomocnika ds. Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych,
      10. Radcy Prawnego,
      11. Inspektora Ochrony Danych Osobowych,
      12. Stanowiska ds. zamówień publicznych.
      13. Bezpośredni nadzór nad działalnością pracowników poszczególnych referatów sprawują kierownicy tych referatów.

 

Zastępca Wójta§
§11

Zastępca Wójta:

  • wykonuje zadania powierzone mu przez Wójta,
  • w czasie nieobecności Wójta zastępuje go na zasadach określonych w § 9.

 

Sekretarz Gminy
§12

  1. Sekretarz wykonuje w imieniu Wójta funkcję kierownika administracyjnego Urzędu.
  2. Sekretarz pełni z urzędu funkcję Kierownika Referatu Spraw Obywatelskich i Administracji.
  3. Wykonuje inne zadania powierzone mu przez Wójta.
  4. W czasie nieobecności Wójta i Zastępcy Wójta zastępuje ich w zakresie spraw bieżących.

 §13

Sekretarz w szczególności:

  • zapewnia sprawne funkcjonowanie Urzędu oraz organizuje jego pracę,
  • sprawuje nadzór w zakresie spraw organizacyjno-technicznych na wszystkich stanowiskach w porozumieniu z kierownikami referatów,
  • opracowuje projekty statutów, regulaminów, instrukcji, zarządzeń i innych aktów wewnętrznych z zakresu organizacji działania Urzędu oraz nadzoruje ich wdrażanie,
  • nadzoruje pracę Referatu Spraw Obywatelskich i Administracji,
  • dba o podnoszenie kwalifikacji pracowników,
  • dba o wygląd budynku Urzędu i jego otoczenia,
  • planuje koszty funkcjonowania Urzędu w dziale administracja i sporządza sprawozdania opisowe z wykonania budżetu w tym zakresie,
  • zapewnia prawidłową obsługę klientów Urzędu,
  • współpracuje z Radą,
  • sprawuje nadzór nad osobami skierowanymi do Urzędu w celu odbycia kary ograniczenia wolności polegającej na wykonywaniu nieodpłatnej pracy na cel społeczny,
  • prowadzi rejestr skarg i wniosków oraz książkę kontroli.

 

Skarbnik Gminy
§14

Skarbnik - główny księgowy budżetu Gminy, pełni z urzędu funkcję kierownika Referatu Planowania i Finansów, a w szczególności:

  • prowadzi rachunkowość zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami,
  • opracowuje projekty przepisów wewnętrznych dot. prowadzenia rachunkowości Gminy,
  • opracowuje analizy i prognozy gospodarki finansowej Gminy i na bieżąco monitoruje stan zadłużenia Gminy,
  • prowadzi sprawy z zakresu wieloletniego planowania budżetu,
  • przygotowuje projekt budżetu Gminy i jego zmiany oraz prowadzi nadzór nad realizacją budżetu,
  • prowadzi gospodarkę finansową, monitoruje wykorzystanie środków budżetowych i pozabudżetowych oraz kontroluje ich wydatkowanie,
  • nadzoruje sporządzanie dokumentów sprawozdawczości budżetowej Gminy,
  • nadzoruje windykację wierzytelności Gminy,
  • kontrasygnuje czynności prawne, mogące spowodować powstanie zobowiązań finansowych,
  • czuwa nad terminową realizacją zobowiązań finansowych Gminy,
  • współpracuje z organami i instytucjami finansowymi, podatkowymi i bankami,
  • realizuje inne zadania wynikające z przepisów prawa, uchwał Rady i zarządzeń oraz upoważnień Wójta,
  • sprawuje kontrolę i nadzór nad gospodarką finansową gminnych jednostek organizacyjnych,
  • sprawuje bezpośredni nadzór nad:
    1. Zastępcą Skarbnika,
  1. Głównym Księgowym Urzędu,
  2. Stanowiskiem ds. kontroli,
  3. Referatem Planowania i Finansów.

 

Zastępca Skarbnika
§15

Zastępca Skarbnika pełni obowiązki i posiada uprawnienia Skarbnika w przypadkach jego nieobecności oraz wykonuje zadania w zakresie ustalonym przez Wójta i Skarbnika.

 

Główny Księgowy
§16

Główny księgowy Urzędu prowadzi gospodarkę finansową Urzędu zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz wykonuje zadania w zakresie ustalonym przez Wójta i Skarbnika.

 

 Kompetencje i zadania realizowane przez referaty i samodzielne stanowiska pracy
§17

W celu wykonywania swoich zadań poszczególne stanowiska w referatach oraz samodzielne stanowiska pracy wykonują następujące czynności i działania natury ogólnej:

  • przygotowują projekty uchwał Rady oraz zarządzeń Wójta,
  • opracowują projekty planów społeczno-gospodarczych rozwoju Gminy i budżetu Gminy w części dotyczącej zakresu ich działania,
  • opracowują prognozy, analizy, oceny oraz sprawozdania w ramach prowadzonych spraw,
  • zapewniają właściwą i terminową realizację zadań,
  • w zakresie wykonywania zadań współdziałają z innymi komórkami Urzędu oraz z innymi jednostkami organizacyjnymi i instytucjami,
  • zapewniają obsługę merytoryczną właściwych komisji Rady,
  • rozpatrują i załatwiają interpelacje i wnioski radnych oraz skargi i wnioski obywateli,
  • w sprawach indywidualnych rozpatrują i załatwiają sprawy należące do kompetencji referatu,
  • wykonują na polecenie Wójta oraz kierowników referatów inne zadania w sprawach nieujętych w zakresach czynności stanowiska pracy.

 

Referat Planowania i Finansów
§8

  1. W podstawowym zakresie działania Referat Planowania i Finansów prowadzi następujące sprawy:
  • opracowywanie programów gospodarczych i prognoz finansowych dla Gminy,
  • sporządzanie projektu rocznego budżetu Gminy i jej jednostek pomocniczych oraz przedkładanie go w obowiązującym trybie do uchwalenia oraz wszelkich zmian w budżecie,
  • bieżąca obsługa realizowania budżetu oraz okresowe informowanie organów Gminy o jej przebiegu,
  • prowadzenie rachunkowości zgodnie z ustawą o rachunkowości,
  • prowadzenie gospodarki funduszami będącymi w dyspozycji Gminy w porozumieniu z właściwymi referatami i jednostkami Gminy,
  • prowadzenie spraw płacowych i ubezpieczeniowych,
  • prowadzenie spraw związanych z obsługą zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
  • prowadzenie spraw kasowych Urzędu oraz jednostek organizacyjnych,
  • prowadzenie ewidencji mienia Gminy,
  • przekazywanie środków do jednostek i zakładów budżetowych jak również przyjmowanie sprawozdań i bilansów jednostek i zakładów budżetowych z wykonania planowanych dochodów i wydatków,
  • organizowanie i kontrolowanie prawidłowego obiegu dokumentacji niezbędnej dla rachunkowości,
  • współdziałanie z organami finansowymi i bankowymi,
  • sporządzanie sprawozdań z działalności finansowej i budżetowej Gminy,
  • obsługa finansowo-księgowa zadań administracji rządowej zleconych Gminie,
  • prowadzenie spraw podatków, opłat i innych wpływów Gminy (wymiar, egzekucja, stosowanie ulg, ewidencja, rozliczanie z inkasentami),
  • wydawanie zaświadczeń o stanie majątkowym i niezaleganiu z podatkami lub opłatami lokalnymi oraz innych zaświadczeń na podstawie odrębnych ustaw,
  • przyjmowanie wniosków i prowadzenie postępowań o zwrot podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego używanego do produkcji rolnej,
  • prowadzenie spraw funduszy celowych,
  • współpraca z Regionalną Izbą Obrachunkową oraz urzędami skarbowymi w zakresie realizacji zadań finansowych,
  • prowadzenie okresowej inwentaryzacji składników majątkowych na podstawie posiadanych dokumentów,
  • prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania,
  • koordynowanie działalności finansowej gminnych jednostek organizacyjnych,
  • refundowanie kosztów wynagradzania młodocianych pracowników,
  • inne wynikające ze szczegółowych zakresów czynności poszczególnych stanowisk.
  1. Pracą Referatu Planowania i Finansów kieruje kierownik referatu (z urzędu jest nim Skarbnik), a podczas jego nieobecności - Zastępca Skarbnika.
  2. Szczegółowe zakresy czynności na poszczególnych stanowiskach pracy w Referacie Planowania i Finansów ustala kierownik referatu.

 

Referat Gospodarki Przestrzennej, Geodezji i Ochrony Środowiska
§19

  1. W podstawowym zakresie działania Referat Gospodarki Przestrzennej, Geodezji i Ochrony Środowiska prowadzi sprawy:
  • planowania i zagospodarowania przestrzennego Gminy,
  • budownictwa indywidualnego,
  • gospodarki komunalnej i infrastruktury technicznej,
  • gospodarki mieszkaniowej,
  • inwestycji gminnych w zakresie budownictwa, komunikacji, telekomunikacji, zaopatrzenia ludności w wodę, energię elektryczną i gaz,
  • gospodarki gruntami komunalnymi,
  • numeracji budynków,
  • podziału, scalania i rozgraniczania nieruchomości,
  • związane z zarządzaniem i utrzymaniem dróg,
  • związane z wydawaniem licencji i zezwoleń wynikających z ustawy o transporcie drogowym,
  • inwestycji gminnych w zakresie ochrony środowiska,
  • związane z gospodarką rolną, hodowlą, zagospodarowaniem terenów rolniczych i leśnych, gospodarką wodną,
  • związane z ochroną środowiska,
  • nadzoru i prowadzenia spraw związanych z gospodarką odpadami i utrzymaniem czystości i porządku na terenie Gminy,
  • z zakresu łowiectwa,
  • związane z wydaniem decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach zgody dla inwestycji,
  • inne wynikające ze szczegółowych zakresów czynności poszczególnych stanowisk.
  1. Pracą Referatu Gospodarki Przestrzennej, Geodezji i Ochrony Środowiska kieruje kierownik referatu, a podczas jego nieobecności zastępca kierownika referatu.
  2. Szczegółowe zakresy czynności dla poszczególnych stanowisk pracy w referacie ustala kierownik referatu.

     

Referat Spraw Obywatelskich i Administracji
§20

  1. W podstawowym zakresie działania Referat Spraw Obywatelskich i Administracji prowadzi następujące sprawy:
  • związane z przygotowywaniem oraz obsługą posiedzeń Rady, tj. przygotowanie materiałów, dokumentacji z odbytych posiedzeń, zapewnienie właściwych warunków do przeprowadzenia sesji, posiedzeń komisji, spotkań itp.,
  • prowadzenie przez Biuro Rady Gminy rejestru skarg i wniosków podlegających rozpatrzeniu przez Radę,
  • współpraca z jednostkami organizacyjnymi Gminy,
  • współpraca z jednostkami pomocniczymi Gminy,
  • z zakresu pozyskiwania funduszy zewnętrznych, wypełnianie i kompletowanie oraz składanie dokumentacji aplikacyjnej i ich bieżąca obsługa wraz z końcowym rozliczeniem,
  • obsługa sekretariatu Urzędu oraz sprawy kancelaryjne i techniczne związane z obsługą interesantów, prowadzenie rejestru poczty przychodzącej w systemie elektronicznym, potwierdzanie przekazania poczty do wysyłki w systemie elektronicznym,
  • prowadzenie archiwum zakładowego,
  • z zakresu udzielania informacji publicznej,
  • organizowanie i przeprowadzanie wyborów i referendów oraz konsultacji społecznych,
  • prowadzenie spraw kadrowych i pracowniczych oraz organizacyjnych,
  • z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy,
  • z zakresu prowadzenia ewidencji działalności gospodarczej i wydawania zezwoleń na sprzedaż alkoholu,
  • z zakresu prowadzenia ewidencji ludności i prowadzenia spraw obywatelskich, wydawanie dokumentów tożsamości,
  • obsługa aplikacji Źródło,
  • obronne, obrony cywilnej, zarządzania kryzysowego i ochrony przeciwpowodziowej oraz przeciwpożarowej,
  • związane z obsługą Punktu Informacji Niejawnych,
  • monitorowanie przestrzegania przepisów dotyczących ochrony danych osobowych,
  • związane z obsługą punktu potwierdzającego profil zaufany e-PUAP,
  • obsługa informatyczna Urzędu,
  • związane z obsługą i eksploatacją gminnych pojazdów samochodowych, zapewnieniem sprawności technicznej pojazdów i gotowości do jazdy,
  • gospodarcze, obsługa techniczna urzędu - zapewnienie sprawnego funkcjonowania urzędu pod względem technicznym,
  • gospodarowanie mieniem Urzędu,
  • związane z obsługą doręczeń pocztowych,
  • związane z zapewnieniem bezpieczeństwa dzieciom i młodzieży szkolnej przy przechodzeniu przez ulice,
  • zapewnienie czystości na terenie Gminy, prowadzenie prac porządkowych i drobnych robót ziemnych,
  • wynikające z ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami,
  • związane ze zgłaszaniem przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń,
  • związane z ochroną zdrowia mieszkańców Gminy,
  • inne wynikające ze szczegółowych zakresów czynności poszczególnych stanowisk.
  1. Pracą Referatu Spraw Obywatelskich i Administracji kieruje kierownik referatu (z urzędu jest nim Sekretarz).
  2. Szczegółowy zakres obowiązków na poszczególnych stanowiskach pracy ustala kierownik referatu.

 

Referat Promocji, Sportu i Turystyki
§21

  1. W podstawowym zakresie działania Referat Promocji, Sportu i Turystyki prowadzi następujące sprawy:
  • realizacja zadań z zakresu promocji i turystyki Gminy,
  • działania mające na celu komunikację z mieszkańcami oraz kreowanie prawidłowego wizerunku Gminy,
  • prowadzenie oficjalnej strony internetowej Gminy Poronin i oficjalnych profilów na portalach społecznościowych,
  • tworzenie gminnych publikacji prasowych i wydawnictw okolicznościowych,
  • promocja turystyczna, w tym organizacja: targów, wystaw, prezentacji o charakterze turystycznym itp.,
  • obsługa turystów w zakresie informacji i promocji Gminy,
  • realizacja gminnych programów sportowych,
  • dojazdów uczniów szkół Gminy na konkursy i zawody sportowe,
  • administrowanie Gminnym Stadionem Sportowym,
  • organizowanie konkursów na realizację zadań publicznych oraz przygotowywanie programu współpracy z organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego,
  • przyznawania i rozliczania dotacji organizacjom pozarządowym oraz innym podmiotom prowadzącym działalność pożytku publicznego,
  • obsługa Gminnej Rady Seniorów,
  • współpraca z uczniowskimi klubami sportowymi oraz szkolnymi klubami sportowymi,
  • związane z prowadzeniem Rejestru Instytucji Kultury Gminy,
  • organizowania i współorganizowania z innymi instytucjami gminnymi i pozagminnymi imprez kulturalnych, rekreacyjnych i zawodów sportowych oraz gminnych imprez okolicznościowych,
  • tworzenie folderów o walorach turystycznych, przyrodniczych i gospodarczych Gminy,
  • współpracy z organizacjami pozarządowymi i stowarzyszeniami w zakresie sportu, turystyki i wypoczynku oraz promocji,
  • współpraca z samorządami partnerskimi – realizacja projektów wymiany, przyjmowanie i obsługa delegacji,
  • prowadzenie ewidencji obiektów świadczących usługi hotelarskie,
  • wydawanie tabliczek kwaterodawcom oraz prowadzenie rejestru tabliczek,
  • opieka nad miejscami pamięci narodowej,
  • inne wynikające ze szczegółowych zakresów czynności poszczególnych stanowisk.
  1. Pracą referatu Promocji, Sportu i Turystyki kieruje kierownik PSiT-u.
  2. Szczegółowy zakres obowiązków na poszczególnych stanowiskach pracy ustala kierownik PSiT-u.

 

Straż Gminna w Poroninie
§22

  1. Straż Gminna w Poroninie:
  • realizuje zadania zgodnie z zapisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o strażach gminnych,
  • wykonuje zadania wynikające z innych przepisów, obowiązujących regulaminów, aktów prawa miejscowego lub z udzielonych upoważnień i pełnomocnictw.
  1. Regulamin Straży Gminnej jest wprowadzony odrębnym Zarządzeniem Wójta.

 

Urząd Stanu Cywilnego
§23

  1. W podstawowym zakresie działania Urząd Stanu Cywilnego prowadzi następujące sprawy:
    • w zakresie przepisów prawa o aktach stanu cywilnego, kodeksu rodzinnego i opiekuńczego, ustawy o obywatelstwie polskim, ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych oraz ustawy o zmianie imion i nazwisk,
    • rejestracja i migracja aktów stanu cywilnego,
    • wydawanie decyzji wynikających z cytowanych przepisów,
    • współpraca z innymi urzędami stanu cywilnego, kościołami oraz z polskimi placówkami konsularnymi za granicą i konsulatami obcych państw,
    • obsługa aplikacji ŹRÓDŁO,
    • inne wynikające ze szczegółowych zakresów czynności poszczególnych stanowisk.
  2. Pracą Urzędu Stanu Cywilnego kieruje kierownik USC, a podczas jego nieobecności zastępca kierownika USC.
  3. Szczegółowe zakresy czynności dla pracowników Urzędu Stanu Cywilnego ustala kierownik.

 

Stanowisko ds. zamówień publicznych
§24

W podstawowym zakresie działania Stanowisko ds. zamówień publicznych prowadzi następujące sprawy:

  • przygotowuje postępowania o udzielenie zamówień publicznych zgodnie z ustawą prawo zamówień publicznych,
  • opracowuje dokumentację i materiały niezbędne do przeprowadzenia postępowania
    o udzielenie zamówienia publicznego, współpracując z komórkami organizacyjnymi Urzędu odpowiedzialnymi merytorycznie w zakresie przedmiotu zamówienia,
  • sporządza projekty umów w sprawach zamówień publicznych,
  • uczestniczy w pracach komisji przetargowej,
  • obsługuje platformę zamówień publicznych,
  • dokumentuje i prowadzi sprawozdawczość z postępowań o udzielenie zamówień publicznych,
  • gromadzi i archiwizuje dokumentację zamówień publicznych,
  • prowadzi inne sprawy wynikające ze szczegółowego zakresu czynności.

 

Stanowisko ds. kontroli
§25

Stanowisko ds. kontroli:

  • zajmuje się kontrolą wewnętrzną Urzędu na zlecenie Wójta, Zastępcy Wójta, Sekretarza
    i Skarbnika - w zakresie terminowości, efektywności załatwiania spraw administracyjnych prowadzonych przez poszczególne referaty i samodzielne stanowiska pracy,
  • zajmuje się na zlecenie Wójta kontrolą zewnętrzną jednostek organizacyjnych Gminy
    i gminnych osób prawnych, dotyczącą przestrzegania realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywanych wydatków,
  • prowadzi kontrolę wewnętrzną w Urzędzie na zlecenie Wójta w zakresie przestrzegania procedur kontroli.

 

Pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych
§26

  1. Pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych zapewnia ochronę informacji niejawnych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
  2. Pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych podlega służbowo bezpośrednio Wójtowi.
  3. W celu wykonywania zadań określonych w ust. 1 tworzy się Punkt informacji niejawnych.

 

Pełnomocnik ds. Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych
§27

  1. W celu realizacji gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych oraz przeciwdziałania narkomanii Wójt powołuje Pełnomocnika
    Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych.
  2. Pełnomocnik ds. Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych
    w szczególności:
  • opracowuje projekt gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych oraz przeciwdziałania narkomanii i przedstawia go Wójtowi,
  • realizuje gminny program profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych oraz przeciwdziałania narkomanii uchwalony przez Radę,
  • prowadzi działania na rzecz zmniejszenia zasięgu zjawisk patologii związanych
    z uzależnieniami,
  • współpracuje z instytucjami działającymi w zakresie rozwiązywania problemów patologii społecznych,
  • współpracuje z Gminną Komisją Rozwiązywania Problemów Alkoholowych,
  • prowadzi sprawy organizacyjne i obsługę kancelaryjno-biurową związaną
    z działalnością Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych.
  1. Pełnomocnik ds. Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych podlega bezpośrednio Wójtowi.

 

Radca Prawny
§28

  1. Radca Prawny prowadzi kompleksową obsługę prawną Urzędu oraz gminnych jednostek organizacyjnych na postawie zawartej umowy.
  2. Uprawnienia i obowiązki radcy prawnego w zakresie obsługi prawnej określa ustawa z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych.
  3. Radca Prawny w szczególności:
  • opiniuje projekty uchwał Rady i zarządzeń Wójta oraz opiniuje inne decyzje i umowy,
  • opiniuje indywidualne sprawy pozostające w kompetencji Urzędu,
  • wykonuje zastępstwa sądowe na podstawie indywidualnych pełnomocnictw,
  • wykonuje inne zadania zlecone przez Wójta.

 

Inspektor Ochrony Danych Osobowych
§29

  1. Inspektor Ochrony Danych Osobowych odpowiedzialny jest za monitorowanie przestrzegania przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, w szczególności przez:
  • informowanie i doradzanie administratorowi lub podmiotowi przetwarzającemu, jak również ich pracownikom, w zakresie ich obowiązków wynikających z przepisów prawa o ochronie danych,
  • monitorowanie przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych w Urzędzie, jednostkach organizacyjnych gminy, zakładach budżetowych i samorządowych osobach prawnych, w tym audyty, działania podnoszące świadomość, a także szkolenia pracowników zajmujących się przetwarzaniem danych,
  • udzielanie zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie jej wykonania,
  • pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla osób fizycznych składających wnioski i żądania dotyczące przetwarzania ich danych osobowych i wykonywania ich praw,
  • współpracę z organami ochrony danych i pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organów ochrony danych w kwestiach związanych z przetwarzaniem.
  1. Inspektor Ochrony Danych Osobowych prowadzi rejestry zgodnie z Polityką Bezpieczeństwa Danych Osobowych i obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych.
  2. Inspektor Ochrony Danych Osobowych zatrudniony w Urzędzie jest Inspektorem Ochrony Danych Osobowych dla wszystkich jednostek organizacyjnych gminy, zakładów budżetowych i samorządowych osób prawnych.

  

Zasady funkcjonowania Urzędu
§30

  1. Kierownicy referatów:
  • odpowiedzialni są przed Wójtem za sprawne i zgodne z prawem funkcjonowanie referatów,
  • kierują pracą podległych im pracowników,
  • dokonują podziału zadań na poszczególne stanowiska pracy,
  • nadzorują terminowość i zgodność z prawem załatwianie spraw należących do kierowanego referatu,
  • kontrolują jakość wykonanej pracy przez podległych pracowników, dokonują oceny pracowników,
  • nadzorują przestrzeganie tajemnicy służbowej oraz przepisów bhp i ppoż.,
  • przygotowują projekty uchwał na posiedzenia Rady, projekty zarządzeń Wójta i innych aktów własnych Urzędu stosownie do zakresu odpowiedzialności,
  • opracowują wnioski do budżetu Gminy w części dotyczącej zakresu działania referatu oraz ponoszą w tym zakresie odpowiedzialność za realizację wydatków budżetowych,
  • wykonują na polecenie Wójta inne zadania w sprawach nieobjętych zakresem działania.
  1. W przypadkach, gdy kierownicy referatu nie mogą pełnić swych obowiązków z powodu urlopu, choroby lub innych przyczyn, zastępują ich wyznaczeni przez Wójta pracownicy.
  2. Wszyscy pracownicy urzędu są odpowiedzialni przed Wójtem i kierownikiem referatu za prawidłowe wykonywanie zadań określonych dla poszczególnych stanowisk,
    a w szczególności za:
  • właściwe przyjmowanie i załatwianie interesantów,
  • terminowe załatwianie spraw,
  • dokładną znajomość przepisów prawnych w zakresie obowiązującym na danym stanowisku pracy.
  1. Sekretarz, Skarbnik, kierownicy referatów oraz kierownicy gminnych jednostek organizacyjnych uczestniczą w spotkaniach organizowanych przez Wójta i Zastępcę Wójta.

§31

Zasady i tryb postępowania ze sprawami wniesionymi do Urzędu regulują kodeks postępowania administracyjnego, instrukcja kancelaryjna oraz przepisy szczególne dotyczące prowadzenia określonych spraw na poszczególnych stanowiskach.

 

Zakres upoważnień udzielonych pracownikom do załatwienia spraw
§32

  1. Odpowiedzi na wnioski i interpelacje radnych podpisuje Wójt lub Zastępca, a w przypadku nieobecności Wójta i Zastępcy Wójta, Sekretarz. Projekty uchwał podpisuje Wójt.
  2. Do podpisu Wójta zastrzega się także następujące pisma i dokumenty:
  • zarządzenia, pisma okólne i polecenia,
  • decyzje i postanowienia z zakresu administracji publicznej, do wydawania których nie zostali upoważnieni inni pracownicy,
  • kierowane do naczelnych organów władzy państwowej, naczelnych i centralnych organów administracji, samorządu województwa i powiatu,
  • kierowane do NIK-u, RIO, PIP-u, Izby Skarbowej i innych instytucji o zasięgu krajowym i wojewódzkim – w związku z prowadzonymi przez nie postępowaniami,
  • związane ze współpracą zagraniczną,
  • zawierające wnioski o nadanie odznaczeń państwowych, regionalnych i lokalnych,
  • wnioski o udostępnienie danych osobowych, uprzednio zaopiniowane przez IODO,
  • listy gratulacyjne,
  • związane ze stosunkiem pracy pracowników samorządowych,
  • związane ze stosunkiem pracy kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,
  • upoważnienia i pełnomocnictwa.
  1. Wójt może upoważnić pracowników Urzędu do podpisywania pism i dokumentów, o których mowa w ust. 2, pkt 1-8.
  2. Dokumenty i pisma inne podpisują:
  • Zastępca lub Sekretarz i Skarbnik - w sprawach przez nich nadzorowanych, zgodnie z ustalonym podziałem zadań, jeżeli nie są zastrzeżone do podpisu Wójta,
  • kierownicy referatów w sprawach należących do ich zakresu działania, niezastrzeżone do podpisu przez inne osoby,
  • pracownicy Urzędu w ramach i na podstawie upoważnienia wydanego przez Wójta w trybie art. 39 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym.
  1. Dokumenty przedkładane  do  podpisu  muszą  być  parafowane,  opatrzone  pieczęcią  i  datą sporządzenia na jednej z kopii przez osobę sporządzającą oraz
    w   uzasadnionych    przypadkach przez radcę prawnego,  jako  niebudzące zastrzeżeń pod względem prawnym.
  2. Zasady podpisywania   dokumentów   finansowo – księgowych   określa   instrukcja   obiegu  dokumentów księgowych – opracowana przez  Skarbnika.

 §33

 Wzór upoważnienia, o którym mowa w § 32 ust. 4, określono w Załączniku Nr 2.

 §34

 Obieg, rejestracja, znakowanie,  przechowywanie i archiwizowanie  dokumentów odbywa się  na zasadach określonych w instrukcji kancelaryjnej.

 

Organizacja przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków
§35

  1. Wójt przyjmuje w sprawach skarg i wniosków w poniedziałek w godz. 800 – 1100, w pozostałe dni w godzinach przyjęć interesantów.
  2. Przewodniczący Rady przyjmuje w sprawach skarg i wniosków w poniedziałek w godz. 1000 – 1300.
  3. Zastępca wójta, Sekretarz, Skarbnik oraz kierownicy referatów przyjmują w sprawach skarg i wniosków każdego dnia w godzinach przyjęć interesantów.
  4. Skargi i wnioski kierowane do Wójta, Zastępcy Wójta podlegają natychmiastowej rejestracji w księdze skarg i wniosków, prowadzonej przez Sekretarza.
  5. Tryb rejestracji określony w ust. 4 ma też zastosowanie do skarg i wniosków, które bezpośrednio wpłynęły do pracowników, przyjętych ustnie do protokołu oraz nadesłanych przez redakcje prasowe, radiowe i telewizyjne oraz organizacje i instytucje społeczne.
  6. Skargi i wnioski podlegające rozpatrzeniu przez Radę podlegają natychmiastowej rejestracji w księdze skarg i wniosków, prowadzonej przez Biuro Rady.

§36

  1. Skargi i wnioski rozpatrują merytorycznie właściwe referaty i samodzielne stanowiska pracy, które przygotowują odpowiedź zawierającą wyczerpujące wyjaśnienia wszystkich istotnych okoliczności sprawy, ustosunkowując się do wszystkich zarzutów oraz informują o podjętych działaniach. Treść odpowiedzi winna zawierać akcenty uprzejmości i być zredagowana w sposób zrozumiały dla adresata.
  2. Przyjmowanie, rozpatrywanie, załatwianie i rejestrowanie skarg i wniosków koordynuje Sekretarz, który:
  • czuwa nad terminowym rozpatrywaniem skarg i wniosków oraz udzielaniem odpowiedzi,
  • prowadzi kontrolę przyjmowania, ewidencjonowania i rozpatrywania skarg
    i wniosków.
  1. Odpowiedzi na skargi i wnioski podpisują odpowiednio Przewodniczący Rady
    i Wójt.
  2. Przy rozpatrywaniu skarg i wniosków stosuje się przepisy Działu VIII kodeksu postępowania administracyjnego oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 roku w sprawie przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków.

 

Czas pracy urzędu
§37

  1. Czas pracy urzędu:
  • w poniedziałek w godz. 730 - 1630,
  • od wtorku do piątku w godz. 730 - 1515.
  1. Urząd Gminy przyjmuje interesantów:
  • w poniedziałek w godz. 800 - 1600,
  • od wtorku do piątku w godz. 800 - 1430.

 

 Zasady i tryb postępowania przy opracowywaniu aktów prawnych, ich rejestracja
i organizacja ich wykonania
§38

Projektami aktów prawnych w rozumieniu Regulaminu są projekty:

  • uchwał Rady,
  • zarządzeń Wójta.

 §39

  1. Projekty aktów prawnych, o których mowa w § 38, opracowują właściwe merytorycznie stanowiska pracy Urzędu.
  2. Merytoryczne stanowiska są odpowiedzialne za terminowość przygotowania projektów aktów prawnych.
  3. Stanowiska pracy opracowujące projekt aktu prawnego zobowiązane są do jego uzgodnienia pod względem merytorycznym z:
    • właściwymi Komisjami Rady, jeśli to wynika z obowiązujących przepisów lub charakteru aktu prawnego,
    • z zainteresowanym referatem, samodzielnymi stanowiskami pracy i jednostkami organizacyjnymi Urzędu, a zwłaszcza:
      1. z Referatem Planowania i Finansów, jeżeli dotyczy budżetu albo ma spowodować skutki gospodarcze lub finansowe,
      2. samodzielnymi stanowiskami pracy, jeżeli zawiera w stosunku do nich zadania, polecenia lub zobowiązania.
  1. Uzgodnienia, o których mowa w ust. 3 powinny być potwierdzone parafami przewodniczących komisji lub pracownika - na projekcie, a wszelkie zastrzeżenia i uwagi nanoszone w formie pisemnej.
  2. Jeżeli przepisy szczególne tak stanowią, projekt aktu prawnego przedstawia się do konsultacji przy zastosowaniu obowiązujących w tym zakresie przepisów prawnych.
  3. Uzgodniony w trybie ust. 3 i 4 projekt aktu prawnego osoba merytorycznie odpowiedzialna przedkłada radcy prawnemu celem zaopiniowania pod względem prawnym i redakcyjnym. Radca potwierdza poprawność prawną i redakcyjną aktu prawnego podpisem złożonym na projekcie aktu lub w pisemnej opinii.
  4. Ostateczne projekty akceptuje Wójt i przedkłada Przewodniczącemu Rady.

 §40

  1. Projekt aktu prawnego powinien zawierać następujące elementy:
    • nazwę organu stanowiącego,
    • systematyczne określenie przedmiotu regulacji ("w sprawie ......."),
    • podstawę prawną uzasadniającą podjęcie aktu,
    • merytoryczną regulację sprawy będącej przedmiotem aktu,
    • określenie organów odpowiedzialnych za wykonanie aktu,
    • ustalenie jednostki sprawującej nadzór nad wykonaniem aktu,
    • termin wejścia w życie aktu - jeżeli nie wynika to z przepisów prawa,
    • rozstrzygnięcie dotyczące ogłoszenia aktu (formy jego popularyzacji) - jeżeli nie wynika to z przepisów prawa,
    • przepisy przejściowe i końcowe.
  2. Do projektów uchwał Rady winno być dołączone, sporządzone przez stanowisko merytoryczne, pisemne uzasadnienie zawierające:
    • umotywowanie potrzeby podjęcia uchwały,
    • cele, jakie zamierza się osiągnąć poprzez wydanie aktu prawnego,
    • określenie konsekwencji (społecznych, organizacyjnych, prawnych) jakie spowoduje akt prawny,
    • ewentualne wyniki konsultacji społecznych.

 §41

  1. Projekty aktów prawnych powinny być pisane w sposób zwięzły, językiem poprawnym, powszechnie zrozumiałym, wykluczającym niejasność i dowolność interpretacji.
  2. Należy unikać skrótów wyrazów i zwrotów językowych niebędących w powszechnym użyciu, wyrazów wieloznacznych oraz obcojęzycznych. Tekst projektu winien być opracowany ze szczególną starannością. Jeżeli jest to niezbędne, do projektu aktu powinny być wprowadzone definicje.
  3. Przy formułowaniu aktu prawnego, w celu nadania mu przejrzystości należy stosować kolejność podziału tekstu na:
  • rozdziały oznaczone cyframi rzymskimi,
  • paragrafy oznaczone cyframi arabskimi,
  • ustępy również oznaczone cyframi arabskimi,
  • punkty oznaczone cyframi arabskimi i nawiasem z prawej strony,
  • litery oznaczone małymi literami alfabetu i nawiasem z prawej strony.
  1. Zbiorcze wykazy i zestawienia, wzory formularzy, statuty, schematy i inne dane niedające się umieścić w treści aktu należy sporządzić w formie załączników do aktu.

 §42

  1. Uchwały Rady rejestruje i prowadzi ich zbiór Biuro Rady.
  1. Wydane przez Wójta zarządzenia są rejestrowane przez Referat Spraw Obywatelskich i Administracji.

 §43

  1. Projektodawca aktu prawnego winien po jego wejściu w życie przystąpić niezwłocznie do jego realizacji. Obowiązek ten spoczywa również na jednostkach organizacyjnych Gminy, dla których wynikają z aktu prawnego zadania do wykonania.
  1. Biuro Rady po podjęciu uchwały Rady przesyła ją odpowiednio do Wojewody Małopolskiego i do Regionalnej Izby Obrachunkowej w ustawowym terminie 7 dni.
  2. Akty prawne mające charakter prawa miejscowego oraz zarządzenia porządkowe Wójta są ogłaszane w Dzienniku Urzędowym Województwa Małopolskiego oraz na tablicy ogłoszeń Urzędu.
  3. Wszelkie informacje określone w ustawie z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej podlegają publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej.

 

 Zasady kontroli wewnętrznej w Urzędzie
§44

Do przeprowadzania kontroli upoważnieni są:

  • Komisja Rewizyjna Rady we wszystkich sprawach zleconych przez Radę oraz na podstawie planu pracy,
  • Wójt, Zastępca Wójta, Sekretarz, Skarbnik w sprawach funkcjonowania Urzędu,
  • Wójt w sprawach związanych z działalnością gminnych jednostek organizacyjnych oraz pracowników na stanowiskach kierowniczych,
  • kierownicy referatów w stosunku do swoich podwładnych.

 §45

Kontrola wewnętrzna obejmuje czynności polegające na:

  • ustaleniu stanu faktycznego,
  • badaniu zgodności podejmowanych rozstrzygnięć z aktami normatywnymi,
  • ustaleniu przyczyn i skutków stwierdzonych nieprawidłowości jak również osób za nie odpowiedzialnych,
  • wskazaniu sposobu i środków umożliwiających usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień w zaleceniach pokontrolnych.

 46

  1. Kontrole przeprowadzane są w oparciu o harmonogramy kontroli bądź na zlecenie
    w sposób wyrywkowy.
  1. Kontrolujący przed rozpoczęciem kontroli uprzedza kontrolowanego o dacie, terminie kontroli ustnie lub pisemnie, najpóźniej dwa dni przed kontrolą.
  2. Wójt zapewnia kontrolującym warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli oraz zapewnia oddzielne pomieszczenie i wyposażenie służące do przechowywania materiałów kontrolnych.
  3. Kontrolowany przedstawia żądane dokumenty przedmiotu kontroli, zapewnia terminowe udzielanie wyjaśnień.
  4. Kontrolę przeprowadza się w dniach i godzinach pracy obowiązujących w Urzędzie.
  5. Z kontroli kontrolujący jest zobowiązany sporządzić protokół, wskazując w nim prawidłowości jak i nieprawidłowości. Protokół winien być zakończony ustaleniami.

 §47

  1. Kontrolujący zobowiązany jest powiadomić o wynikach kontroli ten organ lub osobę, której kontrolujący i kontrolowany podlega.
  2. Na żądanie osoby przeprowadzającej kontrolę wewnętrzną pracownicy jednostki kontrolowanej zobowiązani są do udzielenia wszelkich wyjaśnień ustnych i pisemnych
    w sprawach przedmiotu kontroli.
  3. Pracownik kontrolowany jest zobowiązany do złożenia pisemnych wyjaśnień, do zawartych w protokole ustaleń, w terminie 7 dni od daty otrzymania protokołu pokontrolnego.
  4. Dokumentacja kontroli jest rejestrowana i przechowywana w Referacie Spraw Obywatelskich i Administracji.

 

Postanowienia końcowe

§48

Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem określonym w Zarządzeniu Wójta Gminy Poronin.

 

Z załącznikami do Regulaminu zapoznać się można na stronie BIP
https://bip.malopolska.pl/ugporonin,a,2268715,zarzadzenie-nr-852021-wojta-gminy-poronin-z-dnia-31-grudnia-2021-r-w-sprawie-regulaminu-organizacyjn.html?fbclid=IwAR0s8CWRSuXXWEZujgJXykX9IahgkFlT4xvXBBjE2yk-OylUrLtS1BMqz2U

 

Powrót